Keskitetty hallinta www-sovelluksille osoitteessa hallinta.fi
Utopia CMS sijaitsee omalla palvelimellaan osoitteessa www.hallinta.fi eikä sitä tarvitse asentaa asiakkaan palvelimelle. Asiakas saa käyttöönsä oman Utopia-hallintaosoitteen www.asiakas.hallinta.fi, josta www-sovelluksia hallinnoidaan. Sivujen julkinen toiminta tapahtuu asiakkaan haluamassa osoitteessa, kuten www.yritys.fi.
Tiedot ja tiedostot asiakkaan palvelimella
Utopia kommunikoi asiakkaan palvelimen kanssa. Tiedot tallennetaan asiakkaan tietokantaan ja tiedostot siirretään asiakkaan palvelimelle. Mitään asiakkaan hallinnoimia tietoja ei tallenneta Utopian palvelimelle. Asiakkaan sivuston julkinen toiminta ei ole riippuvainen Utopiasta.
Selkeä ja ohjaava käyttöliittymä
Utopian käyttöliittymä on selkeä ilman monimutkaista toiminnallisuutta. Syötettävät tiedot tarkistetaan ja virheellisistä syötteistä huomautetaan. Käsiteltäviä tietoja voidaan järjestää ja lajitella haluttujen arvojen mukaan. Lisäksi hakutoiminto helpottaa tietojen löytämistä isommasta tietomäärästä.
Lomakkeet julkisille www-sivuille
Utopian hallintatoiminnallisuutta voidaan hyödyntää myös julkisilla www-sivuilla. Utopia tarjoaa mahdollisuuden päivittää ja syöttää tietoja julkisilta www-sivuilta halutuilla rajoituksilla. Kävijät voivat esimerkiksi liittyä postituslistalle tai osallistua kilpailuun ja syötetyt tiedot tallennetaan Utopiaan. Tiedot voidaan tarkistaa Utopiassa ja julkaista tai jatkokäsitellä halutulla tavalla, esimerkiksi lähettämällä osallistuneille henkilöille sähköpostia tai tekstiviestejä.